Der Vorsteuerabzug ist das Kernstück des Umsatzsteuersystems und stellt sicher, dass die Umsatzsteuer den Unternehmer wirtschaftlich nicht belastet. Nur der Endverbraucher trägt die Steuer — der Unternehmer zieht die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (Vorsteuer) von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld ab. Der Vorsteuerabzug ist allerdings an strenge Voraussetzungen geknüpft, deren Nichtbeachtung zu erheblichen Nachzahlungen führen kann.
Grundprinzip des Vorsteuerabzugs
Systematik
Die Umsatzsteuer ist als Allphasen-Netto-Steuer mit Vorsteuerabzug konzipiert. Auf jeder Wirtschaftsstufe wird Umsatzsteuer erhoben, gleichzeitig kann der Unternehmer die ihm von seinen Lieferanten in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Dadurch wird eine kumulative Belastung (Kaskadenwirkung) vermieden.
Beispiel einer Lieferkette:
Das Finanzamt erhält insgesamt 190 + 95 + 95 = 380 € — exakt die Umsatzsteuer auf den Endverbrauchspreis.
Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs (§ 15 Abs. 1 UStG)
Unternehmereigenschaft
Nur ein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Unternehmereigenschaft erfordert eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen — unabhängig davon, ob ein Gewinn erzielt wird. Privatpersonen, die keinen Unternehmerstatus haben, können keine Vorsteuer abziehen.
Leistung für das Unternehmen
Die bezogene Leistung muss für das Unternehmen des Steuerpflichtigen bestimmt sein (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Entscheidend ist die Verwendungsabsicht zum Zeitpunkt des Leistungsbezugs. Bei gemischt genutzten Gegenständen (teilweise unternehmerisch, teilweise privat) besteht ein Zuordnungswahlrecht: Der Unternehmer kann den Gegenstand ganz, teilweise oder gar nicht dem Unternehmensvermögen zuordnen.
Bei einer vollständigen Zuordnung zum Unternehmen ist die private Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe zu versteuern (§ 3 Abs. 9a UStG). Bei einer nur teilweisen Zuordnung ist der Vorsteuerabzug auf den unternehmerischen Anteil beschränkt.
Ordnungsgemäße Rechnung
Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG voraus. Die Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie unzutreffend, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Die Finanzverwaltung prüft bei Betriebsprüfungen regelmäßig die Rechnungsangaben — insbesondere die korrekte Bezeichnung der Leistung und die Übereinstimmung von Rechnungsaussteller und leistendem Unternehmer.
Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (brutto) gelten vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV). Es genügen: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz. Der Vorsteuerabzug ist auch aus Kleinbetragsrechnungen möglich.
Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer muss in der Rechnung gesondert ausgewiesen sein. Ein Gesamtbetrag ohne Aufschlüsselung in Nettoentgelt und Umsatzsteuer genügt nicht für den Vorsteuerabzug (Ausnahme: Kleinbetragsrechnung, bei der Bruttobetrag und Steuersatz ausreichen).
Besondere Fälle des Vorsteuerabzugs
Einfuhrumsatzsteuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 UStG)
Bei der Einfuhr von Gegenständen aus Drittstaaten (Nicht-EU) entsteht Einfuhrumsatzsteuer (EUSt). Diese ist als Vorsteuer abziehbar, wenn der Gegenstand für das Unternehmen eingeführt wird. Als Nachweis dient der zollamtliche Einfuhrbescheid.
Innergemeinschaftlicher Erwerb (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 UStG)
Beim innergemeinschaftlichen Erwerb schuldet der Erwerber die Umsatzsteuer (Erwerbsteuer). Diese kann gleichzeitig als Vorsteuer abgezogen werden, sodass sich die Belastung neutralisiert — vorausgesetzt, der Erwerber ist zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt.
Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)
Bei bestimmten Leistungen geht die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge). Die vom Leistungsempfänger geschuldete Umsatzsteuer ist gleichzeitig als Vorsteuer abziehbar (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Dies betrifft unter anderem Bauleistungen, Gebäudereinigung, bestimmte Metalllieferungen und Leistungen ausländischer Unternehmer.
Ausschluss vom Vorsteuerabzug
Steuerfreie Umsätze (§ 15 Abs. 2 UStG)
Der Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen, soweit die bezogenen Leistungen für Umsätze verwendet werden, die steuerfrei sind und den Vorsteuerabzug ausschließen. Die wichtigsten vorsteuerabzugsschädlichen Steuerbefreiungen sind:
Nicht alle Steuerbefreiungen schließen den Vorsteuerabzug aus. Steuerfreie Ausfuhrlieferungen (§ 4 Nr. 1a UStG) und innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1b UStG) sind vorsteuerberechtigt — der Unternehmer kann trotz Steuerfreiheit seiner Ausgangsumsätze die Vorsteuer auf seine Eingangsumsätze abziehen.
Vorsteueraufteilung bei gemischter Verwendung
Verwendet ein Unternehmer bezogene Leistungen sowohl für vorsteuerabzugsberechtigende als auch für vorsteuerabzugsschädliche Umsätze, muss die Vorsteuer aufgeteilt werden (§ 15 Abs. 4 UStG).
Die Aufteilung erfolgt nach einem sachgerechten Maßstab — in der Praxis häufig nach dem Umsatzschlüssel (Verhältnis der vorsteuerabzugsberechtigenden zu den gesamten Umsätzen). Bei Immobilien kann eine Aufteilung nach Fläche sachgerechter sein.
Repräsentationsaufwendungen
Der Vorsteuerabzug ist für bestimmte Aufwendungen pauschal ausgeschlossen (§ 15 Abs. 1a UStG i. V. m. § 4 Abs. 5 EStG):
Bewirtungsaufwendungen sind dagegen in voller Höhe vorsteuerabzugsberechtigt, auch wenn sie einkommensteuerlich nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar sind.
Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs
Entstehung des Anspruchs
Der Vorsteuerabzug kann in dem Voranmeldungszeitraum geltend gemacht werden, in dem die Leistung ausgeführt und die Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Beide Voraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein.
Rückwirkende Rechnungsberichtigung
Nach der Rechtsprechung des EuGH und des BFH kann eine fehlerhafte Rechnung rückwirkend berichtigt werden, sodass der Vorsteuerabzug nicht erst im Zeitpunkt der Berichtigung, sondern rückwirkend im ursprünglichen Voranmeldungszeitraum gewährt wird. Voraussetzung ist, dass die ursprüngliche Rechnung bestimmte Mindestangaben enthielt (Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt, gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer).
Anzahlungen und Vorauszahlungen
Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG). Der Leistungsempfänger kann die Vorsteuer auf Anzahlungen abziehen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung über die Anzahlung vorliegt.
Vorsteuerberichtigung (§ 15a UStG)
Grundsatz
Ändert sich die Verwendung eines Wirtschaftsguts gegenüber der ursprünglichen Verwendungsabsicht, ist die Vorsteuer zu berichtigen (§ 15a UStG). Die Berichtigung kann zugunsten oder zuungunsten des Unternehmers ausfallen.
Berichtigungszeitraum
Der Berichtigungszeitraum beginnt mit der erstmaligen Verwendung des Wirtschaftsguts.
Berichtigungsfälle
Typische Berichtigungsfälle sind:
Berechnung
Die Berichtigung erfolgt jahresweise: Für jedes Kalenderjahr des Berichtigungszeitraums wird geprüft, ob sich die Verwendungsverhältnisse gegenüber dem Erstjahr geändert haben. Geändert hat sich die Verwendung, wenn die Abweichung mehr als 10 Prozentpunkte beträgt.
Vorsteuerabzug bei Ist-Besteuerung
Ist-Versteuerung (§ 20 UStG)
Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr können auf Antrag die Ist-Versteuerung wählen: Die Umsatzsteuer wird erst bei Vereinnahmung des Entgelts fällig, nicht bereits bei Leistungserbringung.
Vorsteuerabzug unabhängig von Zahlung
Der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers hängt nicht davon ab, ob er die Rechnung bereits bezahlt hat. Maßgeblich ist allein, dass die Leistung erbracht und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Der Vorsteuerabzug steht dem Leistungsempfänger auch dann zu, wenn er die Rechnung erst Monate später begleicht.
Vorsteuer-Vergütungsverfahren
Ausländische Unternehmer
Unternehmer, die in Deutschland keine steuerpflichtigen Umsätze ausführen, aber Vorsteuer auf deutsche Eingangsleistungen gezahlt haben, können diese im Vergütungsverfahren (§ 18 Abs. 9 UStG) geltend machen. Für EU-Unternehmer gilt das elektronische Vergütungsverfahren über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Drittstaatsunternehmer stellen den Antrag direkt beim BZSt.
Frist
Der Vergütungsantrag muss bis zum 30. September des auf den Vergütungszeitraum folgenden Kalenderjahres gestellt werden. Die Frist ist eine Ausschlussfrist — nach Ablauf ist der Anspruch verloren.
Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug
Fehlerhafte Rechnungen
Die häufigsten Fehler, die zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen:
Zu späte Zuordnung
Die Zuordnung eines gemischt genutzten Gegenstands zum Unternehmensvermögen muss zeitnah erfolgen. Nach der Rechtsprechung des BFH ist die Zuordnungsentscheidung spätestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Abgabefrist für die Umsatzsteuererklärung des Jahres der Anschaffung zu dokumentieren.
Gutgläubiger Vorsteuerabzug
Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Rechnungsaussteller tatsächlich die abgerechnete Leistung erbracht hat. Ist der Rechnungsaussteller eine Scheinfirma oder hat er die Leistung nicht erbracht, entfällt der Vorsteuerabzug — auch wenn der Leistungsempfänger gutgläubig war. Der EuGH hat allerdings in bestimmten Fällen den Schutz des gutgläubigen Leistungsempfängers gestärkt, wenn dieser alle zumutbaren Maßnahmen ergriffen hat, um die Identität des Rechnungsausstellers zu überprüfen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen? Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, ist vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Erst mit dem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (Option zur Regelbesteuerung) wird der Vorsteuerabzug möglich — der Verzicht bindet für mindestens fünf Jahre.
Was mache ich, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist? Fordern Sie den Rechnungsaussteller auf, eine berichtigte Rechnung auszustellen. Nach der neueren Rechtsprechung kann eine Rechnungsberichtigung rückwirkend wirken, sodass der Vorsteuerabzug nicht verloren geht. Bewahren Sie die fehlerhafte Rechnung zusammen mit der Berichtigung auf.
Kann ich Vorsteuer auf die private Nutzung meines Firmenwagens abziehen? Wenn das Fahrzeug zu mindestens 10 % unternehmerisch genutzt wird, können Sie es vollständig dem Unternehmensvermögen zuordnen und die gesamte Vorsteuer abziehen. Die private Nutzung muss dann als unentgeltliche Wertabgabe versteuert werden (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch).
Gibt es eine Frist für den Vorsteuerabzug? Der Vorsteuerabzug kann grundsätzlich noch im Rahmen der allgemeinen Festsetzungsverjährung geltend gemacht werden (vier Jahre). In der Praxis sollte der Vorsteuerabzug jedoch zeitnah in der Umsatzsteuer-Voranmeldung des betreffenden Zeitraums erfolgen.
Muss ich die Rechnung im Original aufbewahren? Seit der Einführung der elektronischen Rechnung genügt die Aufbewahrung in elektronischer Form, wenn die Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum (zehn Jahre) sichergestellt ist. Papierrechnungen können digitalisiert und elektronisch aufbewahrt werden, sofern die GoBD-Anforderungen eingehalten werden.